Por: Katherine Ramírez diseñadora estratégica de Connect your Brand, apasionada por los conciertos
La llegada de una pandemia a nuestras vidas ha hecho que debamos hacer cambios rápidamente en la manera en la que vivimos nuestras vidas. Uno de los mayores cambios, es la manera en la cual rápidamente hemos tenido que migrar al mundo digital para garantizar la continuidad de nuestras labores diarias. Sin duda, uno de los mayores retos en el ámbito laboral ha sido implementar abruptamente el teletrabajo y mantener la productividad de las empresas durante esta contingencia.
El equipo de Connect your Brand lleva 7 años trabajando desde sus casas, yo un año y medio y les podemos garantizar que esta práctica beneficia tanto la competitividad de las empresas, como la de sus empleados impactando directamente en su calidad de vida. Sabemos que no es fácil, es por eso que les traigo algunos consejos para que se adapten de la mejor manera ¿y quién sabe? puede que continúen con el teletrabajo después de que termine la contingencia del COVID-19.
Creen entornos de teletrabajo ideales:
Seguramente ya se han dado cuenta de lo difícil que puede ser separar el ámbito laboral del personal cuando ambos se desarrollan en el mismo espacio, por eso es importante que cada persona destine un espacio en su casa en el cual va a trabajar, ya sea el estudio, o la mesa del comedor, escoge un espacio que ahora será tu “oficina”.
Establece horarios de inicio y fin de la jornada, así como el tiempo adecuado para almorzar, tomar el café y hacer una pausa activa. Puedes usar alarmas para que no pierdas la noción del tiempo y te ayuden a ajustarte a la rutina.
Asegúrate de cumplir esos horarios para comunicarte con el resto de tu equipo, recuerda que aunque el trabajo esté en la casa, eso no significa que todos deban estar disponibles las 24 horas del día.
Establece un protocolo de comunicación con tu jefe y todo el equipo, donde incluyan las normas básicas para convivir a distancia de manera que todos estén en la misma página
Usa herramientas que faciliten el teletrabajo:
Hoy en día existen muchas herramientas que permiten que los equipos trabajen de manera remota; herramientas como Slack y Trello te permitirán tener un seguimiento del trabajo de los demás, lo cual es esencial para trabajar en equipo. También puedes hacer uso del calendario de Google, así sabrás la disponibilidad de tu equipo para organizar reuniones virtuales o sesiones de trabajo en equipo.
Maneja los archivos en la nube, en Connect your Brand trabajamos con GSuitellí podemos sincronizar los archivos desde el computador de cada uno, tenemos acceso a todos la información e incluso podemos trabajar archivos de word, powerpoint y excel simultáneamente. Es muy importante mantener el orden de las carpetas para que todos puedan acceder a la información sin tener que preguntar a los demás cómo hacerlo.
Comunícate con tu equipo por medio de herramientas como Zoom, Meet/Hangouts o Skype; de esta manera pueden reemplazar las reuniones de equipo, y las reuniones con los clientes. Asegúrense de que el entorno se ve profesional (orden, presentación personal, sonido, etc).
Comunícate de manera efectiva:
Hemos visto que ha surgido una nueva tendencia por las videollamadas, y aunque es una herramienta muy buena para reemplazar las reuniones, es importante establecer otros canales de comunicación. Como les dijimos anteriormente, las videollamadas en exceso cortan el flujo de trabajo de cada una de las personas, y la frase que muchos repetían en las oficinas “esa reunión pudo haber sido un correo”, se reemplazó con “esa videollamada que pudo haber sido un email”. Así que es muy importante que se hagan únicamente cuando es necesario. Especialmente porque las conexiones de internet se saturan más con las videollamadas y muchas veces se pierde el propósito reunión repitiendo constantemente ¿Ahora me escuchan? otras alternativas son:
Comunicación vía chat: ya sea Whatsapp, Skype o Slack, puedes comunicarte con todo tu equipo o con una sola persona de manera casi inmediata.
Recuerdale a tu equipo que los grupos son para fines laborales, esto para que eviten enviar cadenas, memes y contenido que puede hacer que el grupo pierda el fin para el que fue creado.
Te recomiendo activar web Whatsapp en el computador, de esta manera puedes acceder a él mientras estás trabajando, y no te desconcentrarás mirando tu teléfono al responder a tus compañeros.
Envía correos a tu equipo cuando hayan terminado algún archivo que deba revisar alguien más o que deba ver para hacer su parte del trabajo, recuerda que nadie es adivino y que la otra persona puede estar a la espera de un archivo que terminaste hace media hora. Asegúrate de copiar a todas las personas que consideres pertinente para la información que vas a enviar. El correo es la herramienta más efectiva para tener trazabilidad de las tareas entre el equipo y los clientes, úsalo especialmente para la aprobación o cambios en los entregables.
Usa el teléfono, los mensajes de voz largos pueden ser una molestia para muchas personas y a veces no es fácil hacerse entender por medio de un mensaje de texto. Llama a tus compañeros en caso de que necesites resolver dudas concretas, no extiendas mucho las llamadas si no son necesarias.
Esperamos que estos consejos faciliten el trabajo de sus equipos en sus casas y que tomen esta coyuntura como una oportunidad para transformarse digitalmente y hacer cambios para el bienestar de todos y todas. ¡Feliz home office!